Företag som bedriver näringsverksamhet ska bokföra alla händelser av ekonomisk art. Bokföringen ska grunda sig på ett skriftligt eller digitalt underlag – en verifikation. Utgångspunkten är att verifikationer ska sparas i den form de togs emot. Huvudregeln säger att alla verifikationer, och all övrig räkenskapsinformation, ska sparas i sju år.

Här är exempel på vad som menas med räkenskapsinformation:

• Fakturor - till kunder och från leverantörer
• Kvitton
• Lönespecifikationer
• Inventeringslistor
• Följesedlar - om dessa innehåller central information som saknas på fakturor
• Programvara och manualer
• Bokföringsmedia - lösblad, böcker, samt andra hjälpmedel för grundbokföring, huvudbokföring, årsbokslut och årsredovisning
  

Elektroniska underlag

Har du tagit emot en faktura elektroniskt är det det elektroniska dokumentet som utgör underlaget och som ska arkiveras och sparas i sju år. Du måste alltså inte skriva ut en papperskopia. Du kan givetvis göra det om du tycker att det är enklare så, men i lagens mening är det det elektroniska dokumentet som utgör underlaget och som ska arkiveras. En papperskopia kan inte ersätta det elektroniska originalet.

Underlag i pappersform

Har du tagit emot ett underlag i pappersform kan du använda det som det är och spara det i sju år. Om du väljer att skanna in det och ladda upp det i ditt bokföringsprogram, säger de nuvarande reglerna att du måste spara pappersexemplaret i tre år. Men från den 1 juli 2024 är det sannolikt andra regler som gäller.

Regeringen har nämligen föreslagit att räkenskapsinformation på papper bara ska behöva sparas tills informationen har överförts till ett digitalt format. Sedan kan pappret kastas. Det betyder alltså att du, om förslaget godkänns av riksdagen, kan skanna in dina underlag och spara dem digitalt i de sju år som lagen kräver.

Det är alltid du som företagare som är ansvarig för att överföringen görs på ett sådant sätt att ingen information försvinner. Du ansvarar också för den tekniska lösningen och för att företagets rutiner fungerar.

Både digitala och fysiska underlag

Har du fått underlag i pappersform och elektronisk form samtidigt, eller nästan samtidigt, kan du välja om du ska arkivera underlaget digitalt eller i pappersform. Väljer du att spara det elektroniska underlaget kan du slänga pappersversionen och vice versa. Det underlag du väljer att behålla ska sparas i sju år.